கிராம சபை கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டிய அரசு அதிகாரிகள் - ஒரு குறிப்பிட்ட கிராமங்களின் மக்கள் தொகைக்கு ஏற்ப செயல்படும். அது குறைந்தது 500 முதல் 3000 வரையிலான மக்கள்தொகைக்கு உட்பட்டவையாக இருக்க வேண்டும். குறைந்தது 50 பேராவது இருத்தல் அவசியம். அப்படி அதற்கு கீழே இருந்தாலும் மற்றும் வாக்காளராக 10 சதவீதம் குறைவாகவும் இருந்தாலும் கண்டிப்பாக அந்த கூட்டம் பின்னாளில் தள்ளிவைக்கப்படும். இதற்கு முழு பொறுப்பு ஊராட்சி மன்ற தலைவர் ஆவார். இதற்கான தேதிகள் மாவட்ட ஆட்சியர் அவர்கள் தான் கூறுவார்.
வருடத்திற்கு ஆறு கூட்டங்கள்
நடைமுறையில் ஆறு முறை இந்த கூட்டங்கள் வருடத்திற்கு நடைபெறும். இந்த கூட்டத்தினை ஒவ்வொரு முறை கூட்டும் முன்னர் சம்பந்தப்பட்ட ஊராட்சிகளுக்கு அறிவிப்பும் முக்கியமாக வரவு செலவு கணக்கும் தயாராக இருக்கும்படி பார்த்து கொள்தல் வேண்டும். ஏனெனில் இந்த கூட்டம் கூடுவதற்கு காரணமே வரவு செலவு, தீர்மானங்கள், புகார்கள், கேள்விகள் எழுப்புதல், புதுவளர்ச்சி திட்டங்களுக்கான யுக்திகள் போன்றவைகள் நிறைவேற்றுவதாகும்.
தமிழ்நாடு பஞ்சாயத்து ராஜ் 1994 சட்டம் கீழ் கிராம சபைகள் தற்போது வரையும் சிறப்பாக செயல்பட்டு வருகின்றன. இதற்கு அதிகாரிகள் என்று தனித்தனியாக நியமிக்கப்படமாட்டார்கள். அப்படி யார் யார் எல்லாம் நியமிக்கப்படுவார்கள் என்கிற லிஸ்ட் பின்வருவனவற்றுள் காணலாம்.
கிராம சபை கூட்டத்தில் கேட்க வேண்டிய கேள்விகள்
நடத்துபவர் மற்றும் அதிகாரி
1. ஊராட்சி மன்றத்தலைவர்
2. வார்டு மன்ற உறுப்பினர் ( தலைவர் வரவில்லையெனில் )
3. மக்களில் ஒருவர் ( தலைவரும், வார்டு உறுப்பினர்களும் இல்லாமல் இருந்தால் )
4. ஊரக வளர்ச்சி துறை
5. பஞ்சாயத்து ராஜ் அதிகாரிகள்.
குறிப்பு
இதில் மக்களில் ஒருவர் பெரும்பாலும் நியமிக்கப்பட வாய்ப்பில்லை.